وظايف مدير يا هيات مديره در اداره امور مجتمع هاي ساختماني ( آپارتمانها )

از آنجا كه هر اجتماعي اعم از خانواده بعنوان يك اجتماع كوچك و يا جامعه بعنوان يك اجتماع بزرگتر نيازمند مدير يا مديراني براي اداره امور خود هستند در اداره امور قسمتهاي مشترك مجتمع هاي ساختماني ( آپارتمانها ) نيز اين ضرورت به وضوح احساس مي گردد كه در اين خصوص قانون تملك آپارتمانها و‌ آئين نامه اجرايي آن مصوب 1343 و اصلاحيه بعدي آن ، ضوابط و مقررات حاكم بر اين موضوع را مشخص نموده است .
به موجب ماده 14 آئين نامه ياد شده ، مدير يا مديران مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجراي تصميمات مجمع عمومي مي باشند و تعداد آنها بايد فرد باشد تا ، تصميمات هيات مديره و تشخيص راي اكثريت دچار بلا تكليفي نگردد .
درصورت استعفاء ، فوت ، عزل يا حجر يك يا چند نفر از مديران قبل از انقضاء مدت ماموريتشان ، مجمع عمومي فوق العاده بايد جانشين هر يك از آنها را انتخاب نموده و درصورتي كه سه نفر يا بيشتر از اعضاي هيئت مديره به جهات فوق از هيات مديره خارج شوند مجمع عمومي فوق العاده بايد به منظور تجديد انتخاب هيات مديره تشكيل گردد ، (‌ماده 16 آئين نامه و تبصره يك آن )
تصميمات مديران با اكثريت آراء معتبر است . ( ماده 17 آئين نامه )
مجمع عمومي يك نفر از مديران را بعنوان خزانه دار تعيين مي نمايد خزانه دار دفتر ثبت درآمد و هزينه خواهد داشت كه به پيوست قبوض و اسناد مربوطه براي تصويب تراز نامه به مجمع عمومي تسليم و ارائه خواهد داد . ( ماده 18 آئين نامه )‌
مدير يا مديران امين شركاء محسوب شده و نمي توانند فرد ديگري را به جاي خود جهت اداره امور ساختمان انتخاب و يا اختيارات خود را به اشخاص غير، تفويض نمايند . ( ماده 19آئين نامه )
به موجب ماده 8 قانون تملك آپارتمانها مجمع عمومي ساختمان مي تواند از اشخاص حقيقي يا حقوقي خارج از ساختمان بعنوان مدير جهت اداره امور ساختمان استفاده نمايد.
علي ايحال با عنايت به مراتب فوق ، وظايف و اختيارات كامل مدير يا هيات مديره بشرح ذيل مي باشد:

1-حفظ وا داره ساختمان و اجراي تصميمات مجمع عمومي مالكين :
حفظ واداره ساختمان عنوان كلي وظايف مدير يا هيات مديره است ، بعبارتي تمام اقدامات و مساعي مدير يا مديران صرفاً جهت حفظ ساختمان از هرگونه آسيب و خرابي و انجام امور جاري مربوط به آن است . مدير يا مديران براي اداره امور ساختمان تابع تصميمات مجمع عمومي مالكين مي باشند . و چنانچه تصميم مجمع عمومي در مورد يا مواردي خلاف قانون تملك آپارتمانها و آئين نامه اجرايي آن يا خلاف ساير قوانين موضوعه كشوري باشد مدير يا هيات مديره تكليفي به تبعيت از آن ندارد .

2- عدم تفويض مديريت به اشخاص غير :
ماده 19 آئين نامه ياد شده مصرح است بر اينكه (( مدير يا مديران امين شركاء بوده و نمي توانند فرد ديگري را به جاي خود انتخاب نمايند )) بنابراين هيچ مديري نمي تواند پس از انتخاب شدن از سوي مجمع عمومي عادي يا فوق العاده ماموريت محوله خود را به ديگري تفويض كند زيرا مجمع عمومي صرفاً با توجه به قابليت هاي موجود در او ، ايشان را بعنوان مدير ساختمان برگزيده و مدير يا هيات مديره نمي توانند به بهانه اينكه ، اوقات فراغت كافي براي مديريت ندارند شخص ديگري را براي حفظ و اداره ساختمان تعيين كنند و چنين عملي علي الاصول خلاف قانون مي باشد .

3- بيمه كردن تمام بنا در مقابل آتش سوزي :
بيمه در جوامع پيشرفته نقش حياتي داشته و بيمه كردن ساختمان در مقابل آتش سوزي از جمله امور احتياطي است كه مدير يا مديران جهت حفظ ونگاهداري ساختمان و تاسيسات و تجهيزات مربوطه ، معمول مي دارند سهم هر يك از مالكان به تناسب سطح زير بناي اختصاصي آنها وسيله مدير با مديران تعيين و از شركاء اخذ و به بيمه گر پرداخت خواهد شد ، درصورت عدم اقدام و بروز آتش سوزي ، مدير يا مديران مسئول جبران خسارات وارده ميباشند .

4- نحوه تعيين سهم هزينه هاي مشترك هر يك از مالكين يا استفاده كنندگان :
طبق ماده 4 قانون و ماده 23 آئين نامه ، درصورتيكه مالكين ترتيب ديگري براي پرداخت هزينه هاي مشترك پيش بيني نكرده باشند سهم هر يك از مالكين يا استفاده كنندگان از هزينه هاي مشترك ، آن قسمت كه ارتباط با مساحت زير بناي اختصاص دارد از قبيل آب ، گاز ، آسفالت پشت بام و غيره به نسبت مساحت قسمت اختصاصي به مجموع مساحت قسمتهاي اختصاصي تمام ساختمان ( به عبارتي به نسبت به متراژ ) و ساير مخارج كه ارتباطي به ميزان مساحت و زير بنا ندارد از قبيل هزينه هاي مربوط به سرايدار ، نگهبان ، متصدي آسانسور ، هزينه نگاهداري تاسيسات ، باغبان ، تزئينات قسمتهاي مشترك و غيره بطور مساوي بين مالكين يا استفاده كنندگان تقسيم مي گردد . بنابر اين با توجه به مراتب فوق محاسبه دقيق سهم هر يك از مالكان يا استفاده كنندگان ، با مدير يا مديران است .
لازم به ذكر است كه براي جلوگيري از معوق ماندن امور مربوط به ساختمان ،‌ تنها مالكين ، در پرداخت سهم هزينه هاي مشترك ، متعهد نبوده ، بلكه هر شخصي اعم از مالك يا مستاجر يا استفاده كننده ، در قبال پرداخت هزينه هاي مشترك ساختمان مسئول مي باشند .

5- رسيدگي به اعتراض هر يك از شركاء :
به موجب ماده 24 آئين نامه اجرائي ، هر يك از شركاء كه در مورد سهم يا ميزان هزينه مربوط به سهم خود معترض باشد مي تواند به مدير يا مديران مراجعه و تقاضاي رسيدگي نسبت به موضوع را بنمايد بنابراين مدير موظف است كه به اعتراض مالك يا مالكان رسيدگي نمايد البته ممكن است كه اعتراض مالك منطقي نباشد ولي رسيدگي به اعتراض او بهر حال وظيفه مدير بوده و درصورت عدم رسيدگي مدير به اعتراض شركاء ، آنان مي توانند به مراجع صلاحيتدار قضايي مراجعه نمايند .

6- رويت و بررسي وكالتنامه نماينده شركاء :
به موجب ماده 9 آئين نامه ، كسي كه بعنوان نماينده يكي از شركاء تعيين شده باشد بايد قبل از تشكيل جلسه مجمع عمومي مالكين ، وكالتنامه معتبر خود را به مدير يا مديران ارائه نمايد . بنابر اين رويت و احراز صحت اعتبار وكالتنامه ، قبل از تشكيل و رسميت جلسه مجمع عمومي ، از وظايف مدير يا مديران است .

7- نگهداري صورت جلسات مجامع عمومي ساختمان :
به موجب ماده 12 آئين نامه ، كليه تصميمات مجمع عمومي شركاء بايد در صورتجلسه نوشته شده و بوسيله مدير يا مديران نگهداري گردد .
بنابراين تمامي صورتجلسات مجامع عمومي بايد حفظ و در مواقع لزوم به مبادي ذيربط ارائه واستناد شود ، زيرا اين صورتجلسات به امضاي كليه حاضرين رسيده و مفاد آنها از مهمترين مدارك قابل استناد در برابر مالكين ، مديران ، ‌اشخاص ثالث ، مراجع ثبتي ، مراجع قضائي و اداري است .
بديهي است كليه صورتجلسات و مدارك ساختمان با تغيير مدير يا مديران ، به مدير يا مديران بعدي ساختمان ، مي بايست تحويل گردد .

8- اطلاع رساني تصميمات متخذه مجامع عمومي به شركاء غايب و وزارت مسكن و شهرسازي :
پس از ارسال دعوتنامه به مالكين جهت حضور در جلسه مجمع عمومي ، ممكن است همه آنان نتوانند و يا نخواهند در جلسه مجمع ( اعم از عادي و فوق العاده ) حاضر شوند در اين صورت چنانچه جلسه با حضور اكثريت لازم رسميت پيدا كند ، تصميمات آنها براي همه از جمله مالكان غائب نيز با توجه به ماده 13 آئين نامه الزام آور خواهد بود و وفق تبصره ماده 12 نيز ، تصميمات متخذه بايد ظرف ده روز به وسيله مدير يا مديران به شركاء غايب و وزارت مسكن و شهرسازي اطلاع داده شود .

9- ارسال اظهار نامه به مالكين با استفاده كنندگان بدهكار :
به موجب ماده 10 مكرر قانون ، درصورت امتناع مالك يا استفاده كننده از پرداخت سهم خود از هزينه هاي مشترك ، از طرف مدير يا هيات مديره ، وسيله اظهار نامه ، باذكر مبلغ بدهي و صورت ريز آن مطالبه مي شود، بنابراين قانوناً اظهارنامه وسيله اي است رسمي براي مطالبه حق و مدير ساختمان نمي تواندبراي مطالبه سهم هزينه هاي مشترك مالك يا استفاده كنندگاني از پرداخت سهم خود امتناع مي كنند شفاهاً يا به وسيله نامه معمولي و يا نصب آگهي روي تابلو اعلانات ، اقدام نمايد زيرا چنين روشي براي اثبات مطالبه بدهي مالك در مراجع قضائي و ثبتي عملاًٌ ممكن نمي باشد و مدير يا مديران ملكف هستند بدهي مالك يا استفاده كننده را به وسيله اظهار نامه رسماً مطالبه نمايد . اظهار نامه بر روي فرمهاي مخصوصي كه از دادگاه تهيه مي شود وسيله مدير ساختمان در سه نسخه تنظيم و ذيل آن امضاء مي شود سپس در دفتر دادگاه به ثبت رسيده و توسط مامور ابلاغ به بدهكار ابلاغ مي شود .

10- خودداري از دادن خدمات مشترك به مالكين يا استفاده كنندگان بدهكار :
اين وظيفه و اختيار پس از ارسال اظهار نامه به مالكين يا استفاده كنندگان بدهكار براي مدير يامديران ايجاد مي شود زير ابموجب ماده 10 مكرر قانون هرگاه مالك يا استفاده كننده ظرف ده روز از تاريخ ابلاغ اظهار نامه سهم بدهي خود را نپردازد ،‌مدير يا مديران مي توانند به تشخيص خود با توجه به امكانات از دادن خدمات مشترك از قبيل شوفاژ ، تهويه مطبوع آب گرم ( نه آب سرد ) برق ، گاز و غيره به او خودداري كنند تابدين وسيله بدهكار مجبور به پرداخت بدهي خود شود .
بديهي است مدير يا مديران نمي توانند و نبايد پيش از ابلاغ اظهار نامه ، مالك يا استفاده كننده بدهكار را ، از خدمات مشترك محروم كنند .

11- تقاضاي صدور اجرائيه براي وصول مطالبات ساختمان :
چنانچه مدير يا هيات مديره حسب وظايف و اختيارات قانوني خود جهت وصول مطالبات ساختمان از مالكين يا استفاده كنندگان بدهكار اظهار نامه ارسال كنند ، لكن مالك يا استفاده كننده بدهكار ، همچنان اقدام به تصفيه حساب ننمايد ، اداره ثبت محل وقوع آپارتمان به تقاضاي مدير يا هيات مديره براي وصول وجه مزبور اظهار نامه ابلاغ شده ، اجرائيه صادر خواهد كرد .عمليات اجرائي وفق مقررات اجراي اسناد رسمي صورت خواهد گرفت .
پس از ابلاغ اجرائيه توسط دفتر اسناد رسمي ، معادل بدهي بدهكار، اموال او بازداشت شده و قيمت اموال بازداشت شده توسط كارشناس ، ارزيابي و سپس به حراج و مزايده گذاشته مي شود . بدين صورت طلب ساختمان وصول مي گردد .

12- طرح دعوي در مراجع قضائي جهت وصول مطالبات ساختمان :
مدير يا هيأت مديره مي تواند ببراي دريثافت مطالبات سساختمان علاوه بر ابلاغ اظهار نامه و صدور اجرائيه از طرف اداره ثبت محل وقوع آپارتمان مي توانند از طريق طرح و اقامه دعوي در دادگاه نسبت به وصول مطالبات ساختمان از واحد يا واحدهاي بدهكار اقدام نمايد .

13- دادن گواهي مربوط به تسويه حساب هزينه هاي مشترك ساختمان :
برابر ماده 12 قانون تملك آپارتمانها ، دفاتر اسناد رسمي موظف مي باشند در هنگام تنظيم هر نوع سند انتقال ، اجاره ، رهن ، صلح ، هبه و غيره گواهي مربوط به تسويه حساب هزينه هاي مشترك را كه به تائيد مدير يا مديران ساختمان رسيده باشد از مالك يا قائم مقام او مطالبه نمايد با توجه به ماده فوق ، تائيد تسويه حساب هزينه هاي مشترك و دادن گواهي مربوطه به مالكي كه قصد انتقال آپارتمان خود به غير ، را دارد ، از وظايف مدير يا مديران است كه مالك انتقال دهنده ناچار است براي تنظيم سند انتقال خود ، به دفتر خانه مربوطه ارائه نمايد .

14- درخواست از وزارت مسكن و شهرسازي مبني بر انتخاب كارشناسلن موضوع ماده 13 قانون:
آنچه كه در ماده 13 قانون تملك آپارتمانها مقرر گرديده در رابطه با پايان عمر مفيد و فرسودگي كلي ساختمان و النهايه لزوم تجديد بناي آن است . در اين ماده پيش بيني گرديده كه تشخيص پايان عمر مفيد و فرسودگي كلي و بيم خطر يا ضرر مالي و جاني ناشي از پايان عمر مفيد و فرسودگي ساختمان به عهده سه نفر از كارشناسان رسمي دادگستري است كه انتخاب كارشناسان مزبور به عهده مالكان بوده و درصورتي كه مالكان ساختمان در اين خصوص توافقي نداشته باشند وزارت مسكن و شهرسازي با درخواست مدير يا هيات مديره اقدام به انتخاب كارشناسان ياد شده خواهد كرد .

15- اقدام به بازسازي تمام مجموعه ساختمان پس از تصويب مجمع عمومي :
چنانچه مجمع عمومي مالكان با اكثريت آراء تصويب نمايد كه مجموعه ساختمان بازسازي شود ، اجراي اين مصوبه براساس تبصره 1 ماده 13 قانون به عهده مدير يا مديران است كه به نمايندگي از طرف مالكين اقدامات موضوع ماده ياد شده را انجام مي دهند .

16- درخواست تخليه واحدهاي خود داري كننده از همكاري در امر بازسازي ساختمان:
تبصره 2 ماده 13 قانون مصرح است بر اينكه (( چنانچه مالك خود داري كننده از همكاري اقدام به تخليه واحد متعلق به خود به منظور تجديد بنا نكند ، حسب درخواست مدير يا مديران مجموعه ، رئيس دادگستري يا رئيس مجتمع قضائي محل با احراز تامين مسكن مناسب براي وي توسط ساير مالكان ، دستور تخليه آپارتمان ياد شده را صادر خواهد كرد ، لذا يكي ديگر از وظايف مدير يا مديران درخواست تخليه واحدي است كه مالك آن از همكاري جهت تجديد بناي ساختمان يا عدم تخليه واحد خود ، امتناع و از همكاري خودداري مي ورزند .